Tek stoktan bayiye ve pazaryerine satış: yok satma nasıl önlenir?

Yok satma nasıl olur?

Pazaryerindeki stok sayısı, depodaki sayının son gönderimdeki fotoğrafıdır. İki gönderim arasında depoda olan her şey pazaryerine sonraki gönderimde yansır. Yok satma bu aralıkta olur:

Bayi siparişi bir deftere yazıldığı için stok kaydına hiç dokunmadı. Pazaryeri müşterisine satılan iki üründen biri yok. Ya pazaryeri siparişi satıcı tarafından iptal edilir ya da bayiye eksik sevk edilir. Pazaryerleri satıcı kaynaklı iptali mağazanın performansında sayar; bayi de eksik gelen malı unutmaz.

Üç sayı: fiziksel, rezerve, kullanılabilir

Tek stoktan satışın dili üç sayıdır. Her ürün için bu üçünün ayrı tutulması gerekir:

Fiziksel stok yalnız mal girip çıktığında değişir: mal kabul, sevkiyat, iade, sayım düzeltmesi. Rezerve stok sipariş kararlarıyla değişir. Pazaryerine giden sayı ikisinden de etkilenir.

Rezervasyon: siparişe stok ayırmak

Rezervasyon, malın depodan çıkmadan bir siparişe bağlanmasıdır. Ayrılan miktar başka bir siparişe verilemez ve pazaryerine giden sayıdan düşer. BayiData'da stok, sipariş sisteme girdiği anda otomatik ayrılır: bayi portalından, panelden, sahadaki temsilciden ya da pazaryerinden gelmesi fark etmez. Onay bekleyen sipariş de ayırır; onay verildiğinde mal başka kanala gitmiş olmaz.

Stok yetmezse sipariş yine girer: eldeki kadar ayrılır, kalanı sipariş ekranında “ayrılamadı” diye görünür ve mal gelince “Eksiği ayır” düğmesiyle tamamlanır. Son adedi aynı anda iki sipariş isterse yalnız biri ayırır; kullanılabilir stok eksiye düşmez. İptal edilen ya da reddedilen siparişin ayırdığı stok bırakılır ve mal yeniden satışa açılır. Sevkiyat çıktığında ayrılan miktar fiziksel stoktan düşer.

Ayrılan stok değiştiğinde o ürünün ilanı olan mağazaların stok gönderimi zamanlanmış turu beklemeden kuyruğa girer; yeni sayı genellikle saniyeler ya da birkaç dakika içinde pazaryerine gider. Pazaryerinin sayıyı ilana yansıtması kendi işleme süresine bağlıdır; pazaryerinde oluşan sipariş de bir sonraki çekme turunda gelir. Bu aralıkları emniyet payı karşılar.

Emniyet payı nasıl seçilir?

Emniyet payı, pazaryerine giden sayıdan bilerek düşülen miktardır. BayiData'da mağaza hesabı başına tek bir sayıdır ve o hesabın bütün ilanlarına uygulanır. Seçerken iki bedel tartılır:

• Pay büyükse ürün depoda varken pazaryerinde tükenmiş görünür ve satış kaçar.
• Pay küçükse iki gönderim arasında satılan son ürün öbür kanalda yeniden satılır.
• Hızlı dönen ve stoğu az ürünlerde pay daha önemlidir: 3 adet kalan üründe 1 adetlik fark, 300 adet kalan üründe fark edilmez.

Bir mağazada ürünlerin hızı çok farklıysa, hızlı ürünleri ayrı bir depodan beslemek ya da o mağazanın payını hızlı ürünlere göre seçmek gerekir. Ürün başına ya da kanal başına stok kotası BayiData'da henüz yok.

Gönderim aralığı ve sipariş çekme aralığı

Mağaza hesabının iki aralığı vardır: stok ve fiyatın ne sıklıkla gideceği, siparişlerin ne sıklıkla çekileceği. İkisi ayrı seçilir. En sık beş dakikada bir, en seyrek günde bir olabilir; aralık boş bırakılırsa otomatik çalışma kapanır ve gönderim elle yapılır.

Beş dakikadan sık gönderim istenmez: pazaryerleri istek sayısını sınırlar ve stok o hızla değişmez. Sipariş çekme aralığını gönderim aralığından geniş tutmak, pazaryerinde satılan ürünün bayiye satılma ihtimalini artırır.

Depo seçimi

Mağaza hesabına bir depo yazıldığında pazaryerine giden sayı yalnız o deponun kullanılabilir stoğundan hesaplanır. Depo yazılmazsa bütün depoların kullanılabilir toplamı gider. Bayiye başka depodan, pazaryerine başka depodan çalışan firmada depoyu seçmek, bayi deposundaki malın pazaryerinde görünmesini önler. Depolar arası transferle mal bir depodan öbürüne kayıtlı olarak geçer.

Birden çok pazaryeri aynı stoğu görürse

Her mağaza hesabı pazaryerine giden sayıyı kendisi hesaplar ve öbür mağazanın ne gönderdiğini bilmez. Kullanılabilir stok 10 adet olan bir ürün, emniyet payı 2 olan iki mağazaya da 8'er adet gider: satışa açık toplam 16 olur, depoda ise 10 adet vardır.

Bir mağazanın siparişi çekilip stok ayrılınca öbür mağazanın gönderimi de beklemeden kuyruğa girer ve sayı iki mağazada da düşer. Risk, pazaryerinde oluşan siparişin henüz çekilmediği aralıktaki satışlardadır. Bu riski azaltmanın üç yolu var:

• Birden çok mağazada satılan hızlı ürünlerde emniyet payını mağaza sayısını düşünerek seçmek.
• Bir mağazayı ayrı bir depodan beslemek ve depolar arasında transferle dağıtım yapmak.
• Sipariş çekme aralığını kısa tutmak.

Stoğu kanallara bölmenin en doğrudan yolu kanal kotası olurdu; o BayiData'da henüz yok.

Örnek: bir ürünün bir günü

Bir ürün düşünelim: depoda 30 adet, Trendyol mağazasının emniyet payı 2, gönderim aralığı 15 dakika. Gün boyunca iki kanaldan sipariş geliyor:

Sevkiyat anında pazaryerine giden sayı değişmez, çünkü mal zaten ayrılmıştı. Bayi siparişi deftere yazılıp stok ayırmasaydı Trendyol 11:30'a kadar 28 adet görmeye devam ederdi; 30 adetlik depodan 12 + 28 = 40 adetlik satış açık kalırdı.

Kampanya günlerinde

Pazaryeri kampanyasında satış hızı birkaç katına çıkabilir ve iki gönderim arasındaki pencere daralmaz, dolar. Kampanyadan önce üç ayar gözden geçirilir:

• Gönderim ve sipariş çekme aralığı kısaltılır; kampanya bitince eski hâline döner.
• Kampanyadaki ürünlerin emniyet payı büyütülür ya da bu ürünler ayrı depodan beslenir.
• Bayilerin o hafta alacağı büyük siparişler önceden girilir; stok girdiği anda ayrılır ve pazaryerine giden sayı kampanya başlamadan düşer.

İki kanal, tek sipariş listesi

Stok tek yerde olunca sipariş de tek yerde durmalıdır. BayiData'da pazaryeri siparişi bayi siparişleriyle aynı listeye düşer; kanal (B2B ya da B2C) her satırda yazar ve süzgeçle ayrılabilir. Aynı pazaryeri siparişi ikinci kez açılmaz. Aynı pazaryerinde birden çok mağazanız varsa her biri ayrı hesap olarak bağlanır.

Fiyatlar kanalına göre kalır: bayi siparişi bayinin fiyat listesi ve iskontosuyla, pazaryeri siparişi müşterinin pazaryerinde ödediği tutarla yazılır. Depo iki kanalın siparişini aynı ekrandan toplar, fatura iki kanalda da sevkiyattan kesilir.

Telefonla gelen bayi siparişi de stoğa yazılmalı

Yok satma örneğindeki asıl sorun pazaryeri değildi: bayi siparişi stok kaydının dışında kalmıştı. Bayi portaldan sipariş verdiğinde bu sorun kendiliğinden kapanır. Telefonla ya da mesajla gelen sipariş ise ofiste ya da sahadaki temsilci tarafından bayi adına sisteme girilmelidir; ancak o zaman stok otomatik ayrılır ve pazaryerine giden sayı düşer.

Bu yüzden tek stoktan satışa geçen firmada ilk kural yazılımdan önce gelir: sisteme girilmemiş sipariş için depodan mal çıkmaz. Portala geçişin adımları B2B sistemi nasıl kurulur yazısında.

Tek stoktan satışta henüz olmayanlar

• Kanal bazında stok kotası (“pazaryerine en çok 10 adet” gibi).
• En düşük fiyat koruması.
• Pazaryeri iadelerinin otomatik çekilmesi; iade talebi elle açılır.
• Lot, seri numarası ve son kullanma tarihi takibi.

Kota yerine bugün iki araç var: emniyet payı ve mağazaya ayrı depo atamak. Pazaryeri bağlantısının bütün işlemleri pazaryeri entegrasyonu nedir yazısında.

Kısa sorular

Kontrol listesi

1. Bayi siparişleri telefonda kalmasın, stok kaydına yazılsın.
2. Onaylanan siparişe stok hemen ayrılsın.
3. Her mağaza için hangi depodan besleneceği seçilsin.
4. Emniyet payı hızlı ürünlere göre belirlensin.
5. Gönderim aralığı satış hızına göre seçilsin; kampanya günlerinde sıklaştırılsın.
6. Sayım farkları düzenli aralıklarla sayım düzeltmesiyle kapatılsın.

Ayrıntı pazaryeri entegrasyonu ve stok ve depo yönetimi sayfalarında.