Cari hesap takibi, müşterinizin ve tedarikçinizin borç ve alacak hareketlerini, bakiyesini ve vadesini izlemektir. Çoğu firma işe Excel'le başlar: her satır bir fatura ya da tahsilattır. Programa geçiş, bu tablodaki açılış bakiyelerini ve açık faturaları kaybetmeden taşımak, sonra vade ve limit takibini programa bırakmaktır.
Excel'de cari hesap nasıl tutulur?
İnternette “bedava Excel cari hesap programı” diye dolaşan şablonların çoğu aynı sütunlarla gelir: tarih, cari, açıklama, borç, alacak ve bir bakiye formülü. Her cari için ayrı bir sayfa ya da bütün hareketler tek sayfada, cari adına göre süzülerek tutulur:
| Tarih | Cari | Açıklama | Borç | Alacak | Bakiye |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.08.2026 | Ayhan Ticaret | Fatura 1041 | 40.000 | 40.000 | |
| 01.09.2026 | Ayhan Ticaret | Fatura 1102 | 50.000 | 90.000 | |
| 15.09.2026 | Ayhan Ticaret | Havale | 25.000 | 65.000 | |
| 01.10.2026 | Ayhan Ticaret | Fatura 1187 | 30.000 | 95.000 |
Az sayıda müşterisi olan bir firma için bu tablo iş görür. Bakiye doğrudur ve her satır okunabilir. Sorun, tablonun cevaplayamadığı sorularla başlar.
Excel cari tablosunun sınırları
Yukarıdaki tablo Ayhan Ticaret'in 95.000 TL borçlu olduğunu söyler. Söylemediği şeyler şunlar:
- Bu borcun ne kadarının vadesi geçti? 25.000 TL'lik havale hangi faturaya sayıldı?
- Bayi bugün yeni sipariş verirse limitini aşar mı? Tablo sipariş anında kimseye bir şey söylemez.
- Bir satırı kim, ne zaman değiştirdi? Silinen satırın izi kalmaz.
- Aynı dosyayı iki kişi aynı anda açtığında hangi kopya doğru?
- Bayi ekstresini istediğinde dosyadan kesilip e-postayla gönderilir; bayi kendi bakiyesine kendisi bakamaz.
- Bir formül satırı kaydığında bakiye sessizce bozulur.
- Vade çoğu zaman ayrı bir sütunda tutulmaz; vadesi geçen borç ancak faturalar tek tek açılınca bulunur.
Programa geçiş zamanı geldiğini nasıl anlarsınız?
- Ekstre hazırlamak düzenli bir iş hâline geldiyse.
- Vadesi geçen borcu bulmak için faturaları tek tek açıyorsanız.
- Limit kontrolü muhasebecinin hafızasındaysa.
- Cari dosyası birden çok kişinin elinde, birden çok kopyadaysa.
- Sipariş, fatura ve tahsilat üç ayrı dosyada tutuluyorsa.
Geçişten önce Excel'i hazırlayın
Aktarımın kalitesi dosyanın kalitesi kadardır. Taşımadan önce şu düzeltmeler yapılır:
- Her carinin tekil bir kodu olsun; aynı firma iki kodla duruyorsa birleştirin.
- Unvan, vergi numarası ve vergi dairesi dolu olsun. e-Fatura için alıcının vergi numarası gerekir.
- Bir açılış tarihi seçin: çoğu zaman ay ya da dönem başı.
- O tarihteki bakiyeyi her cari için tek satırda bulun.
- Açık faturaları (henüz ödenmemiş olanları) vadeleriyle ayrı bir listeye alın.
Açılış bakiyesi mi, açık faturalar mı?
Bakiyeyi taşımanın üç yolu vardır ve vade takibinin ne kadar doğru başlayacağı bu seçime bağlıdır:
| Yol | Ne taşınır | Sonuç |
|---|---|---|
| Yalnız açılış bakiyesi | Her cari için tek satır | Bakiye doğru, vade tek tarihle başlar |
| Açılış + açık faturalar | Ödenmemiş faturalar vadeleriyle | Vade yaşlandırması ilk günden doğru |
| Bütün geçmiş | Yıllar içindeki bütün hareketler | Ekstre geriye dönük, ama hazırlık uzun |
Çoğu firma için ikinci yol yeterlidir. BayiData'da hareket aktarımında tür sütununa “açılış” ya da “devir” yazılan satır açılış bakiyesi olur; açılış satırına belge numarası gerekmez ve her cariye bir açılış yazılır. Gerçek bir faturanın ya da tahsilatın ise belge numarası olmalıdır, çünkü aynı dosya ikinci kez yüklendiğinde satırı tanıyan o numaradır.
Sütun eşleştirme ve kopyala-yapıştır
Muhasebe programlarından alınan dosyalar iki biçimde gelir: “Tür + Tutar” ya da ayrı “Borç” ve “Alacak” sütunları. BayiData ikisini de okur. Dosya yüklemek yerine Excel'de tabloyu seçip kopyalayıp yapıştırmak da olur. Sütun başlıkları otomatik eşleşir; yaygın adlar tanınır:
| Dosyanızdaki başlık | Eşleştiği alan |
|---|---|
| Müşteri kodu, Hesap kodu, Cari | Cari kodu |
| Belge tarihi, Fiş tarihi, İşlem tarihi | Tarih |
| Fiş no, Evrak no, Fatura no | Belge no |
| Vade tarihi, Ödeme tarihi | Vade |
| Meblağ, Hareket tutarı | Tutar |
| Döviz | Para birimi |
Sayılar Türkçe biçimde (1.234,56) yazılabilir, “TL” ve “₺” işaretleri temizlenir. Tarihte gün önce okunur: 03.04.2026, 3 Nisan'dır. Cari kartları hareketlerden önce aktarılır; kartta kod, unvan, rol (müşteri, tedarikçi, bayi), vergi numarası, kredi limiti ve vade günü bulunur.
Önizleme: yazmadan önce görmek
Aktarımın en riskli anı, dosyanın sisteme yazıldığı andır. Bu yüzden aktarım iki adımdır. Önce önizleme gelir: hangi satırın yeni kayıt açacağı, hangisinin var olanı güncelleyeceği, hangisinin neden hatalı olduğu. Bu adımda hiçbir şey yazılmaz.
Uygulama adımında dosyada tek bir hatalı satır varsa hiçbir şey yazılmaz; dosya düzeltilip yeniden yüklenir. Aynı dosya ikinci kez yüklendiğinde daha önce aktarılmış hareketler “atlandı” diye işaretlenir; bakiye ikiye katlanmaz. Büyük dosyalar sırayla işlenir ve her aktarımın geçmişi tutulur.
Vade yaşlandırması
Programa geçişin en çok hissedilen kazancı yaşlandırmadır. Tahsilat en eski borçtan başlayarak kapatılır ve kalan borç vadesine göre dilimlere ayrılır. Yukarıdaki Ayhan Ticaret örneğinde, faturaların vadesi kesimden 30'ar gün sonra ve bugün 25 Ekim 2026 olsun:
| Fatura | Vade | Kalan | Dilim |
|---|---|---|---|
| 1041 | 31.08.2026 | 15.000 TL | 31–60 gün gecikmiş |
| 1102 | 01.10.2026 | 50.000 TL | 1–30 arası gecikmiş |
| 1187 | 31.10.2026 | 30.000 TL | Vadesi gelmemiş |
25.000 TL'lik havale en eski faturaya sayıldı ve 1041'in 15.000 TL'si açık kaldı. Bakiye yine 95.000 TL, ama bunun 65.000 TL'si vadesi geçmiş. BayiData'da dilimler vadesi gelmemiş, 1–30, 31–60, 61–90 ve 90'dan fazla gecikmiş olarak ayrılır.
Bakiye tutmazsa nereye bakılır?
Aktarımdan sonra programdaki toplam bakiye Excel'deki toplamla aynı çıkmalıdır. Çıkmıyorsa fark çoğu zaman şu sebeplerden birindedir:
- Açılış tarihi ile ilk hareketin tarihi çakışıyor; aynı fatura hem açılışta hem hareket olarak aktarılmış.
- Borç ve alacak sütunlarının yeri karışmış; tahsilat borç gibi okunmuş.
- Excel'de elle düzeltilmiş bir bakiye var ama düzeltmenin hareketi yok.
- Dövizli satırlar TL toplamına katılmış.
Farkı cari cari aramak, toplamda aramaktan hızlıdır: önce farkı olan carileri bulun, sonra o carinin hareketlerini satır satır karşılaştırın.
Müşteri, tedarikçi ve bayi aynı kartta
Excel'de müşteri ve tedarikçi çoğu zaman ayrı dosyalarda durur. Hem mal aldığınız hem mal sattığınız bir firmanın gerçek bakiyesini bulmak için iki dosyayı birleştirmek gerekir. BayiData'da aynı firma birden çok rolde tek kart olarak durur: müşteri, tedarikçi ve bayi. Mal kabulde stok girişi ve tedarikçi borcu tek işlemde yazılır; satış faturası aynı kartın borcuna, alış faturası alacağına işler.
Tahsilat da tek yere yazılır: nakit kasaya, havale ve EFT bankaya, çek ve senet portföye. Çekle ödeme alındığında carinin borcu kapanır; çek tahsil edilene kadar taşıdığı risk portföyde ayrıca izlenir.
Programa geçince ne değişir, ne değişmez?
Geçişten sonra fatura kesildiğinde borç cariye bir kez yazılır; aynı belge iki kez borç yazamaz. Hareketler silinmez, hata ters kayıtla düzeltilir ve kimin ne yaptığı kayıtlı kalır. Bayi kendi ekstresini, açık faturalarını ve vadelerini portalda görür; ekstreyi yazdırabilir ya da PDF olarak kaydedebilir. Kredi limiti sipariş anında kontrol edilir.
Henüz olmayanlar da var: cari ve belge listelerini toplu olarak Excel'e aktarmak ve cariler arası virman bugün yok. Muhasebeniz Logo, Netsis ya da Mikro'daysa cari ve bakiye programdan da alınabilir; bu bağlantılar pilot aşamasında, ilk kurulumlarda sizin programınızla birlikte doğrulanıyor.
Kısa sorular
Dövizli carileri nasıl taşırım?
Hareket dosyasına bir para birimi sütunu eklersiniz; cari hesap o para biriminde tutulur. Dövizli bakiye TL'ye çevrilip taşınmaz.
Geçmiş yılları da taşımalı mıyım?
Çoğu zaman gerekmez. Açılış bakiyesi ve açık faturalar, vade takibini ve limit kontrolünü ilk günden doğru başlatır. Eski yılların ekstresi için Excel dosyası arşiv olarak kalabilir.
Excel'den tamamen vazgeçmek zorunda mıyım?
Hayır. Kayıt programda tutulur, Excel'e gerektiğinde çıktı alınır. Ürün listesi ekrandaki süzgeç ve sütunlarla Excel'e aktarılır. Cari ve belge listelerini toplu olarak Excel'e aktarmak henüz yok; bayi ekstresi yazdırılabilir ya da PDF olarak kaydedilebilir.
Bayi açılış bakiyesine itiraz ederse?
Geçişten önce her bayiye açılış tarihindeki bakiyeyi gönderip mutabakat istemek bu itirazı baştan çözer. Programa geçtikten sonra hata ters kayıtla düzeltilir; açılış satırı silinmez, düzeltme ayrı bir hareket olarak ekstrede görünür.
Geçiş planı
- Cari kartlarını aktarın: kod, unvan, rol, vergi numarası, limit, vade.
- Açılış bakiyelerini ve açık faturaları vadeleriyle aktarın.
- Programdaki toplam bakiyeyi Excel'deki toplamla karşılaştırın.
- Vadesi geçenleri yaşlandırmada kontrol edin; farkı fatura fatura bulun.
- Bir tarihten sonra yeni hareketi yalnız programa yazın, Excel'i kapatın.
- Bayilere portal davetini gönderin; ekstreyi kendileri görsünler.
BayiData'da standart kurulum 5 iş günüdür ve bu aktarım o sürenin içindedir. Aktarılabilen bütün veri türleri kurulum ve geçiş sayfasında, cari ekranlarının ayrıntısı cari hesap takibi sayfasında.