Saha satış temsilcisi nedir? Görevleri, portföyü, karnesi ve primi

Saha satış temsilcisi ne iş yapar?

Temsilcinin işi, kendisine verilen müşteri listesinin satışından sorumlu olmaktır. Müşteriler bayiler, mağazalar, servisler ya da kurumlar olabilir. Haftası çoğunlukla şu işlere bölünür:

• Ziyaret planı yapmak ve müşterilerini düzenli aralıklarla görmek.
• Sipariş almak ya da müşterinin kendi verdiği siparişi takip etmek.
• Yeni ürünü, kampanyayı ve fiyat değişikliğini müşteriye anlatmak.
• Müşterinin şikâyetini, iade talebini ve isteğini merkeze taşımak.
• Vadesi geçen borcu müşteriyle konuşmak.
• Bölgesinde henüz çalışılmayan işletmeleri bulmak.

Plasiyer ile temsilci arasındaki çizgi firmadan firmaya değişir. Plasiyer çoğu zaman malı teslim eder ve tahsilat yapar; temsilci daha çok sipariş, ilişki ve hedefle ölçülür. Ayrım için plasiyer nedir yazısına bakabilirsiniz.

Portföy: temsilcinin sorumlu olduğu müşteriler

Portföy, temsilciye bağlanan müşterilerin listesidir ve karnenin temelidir: ciro da, hedef de, prim de bu listeden toplanır. Her müşterinin tek bir sorumlu temsilcisi olmalıdır; iki temsilciye yazılmış bayinin cirosu ya iki kez sayılır ya da tartışmaya döner.

BayiData'da her bayiye bir temsilci atanır. Portföy kapsamındaki temsilci yalnız kendi bayilerinin siparişini, faturasını ve carisini görür; kısıt verinin kendisinde uygulanır. Bölge ya da satış müdürü gibi bütün bayileri görmesi gereken kullanıcıya “bütün bayiler” kapsamı verilir. Pasif yapılan temsilci hiçbir bayiyi görmez.

Portföy nasıl dağıtılır?

Portföy çoğu zaman bölgeye göre kurulur, ama yalnız bölgeye bakmak yükü dengesiz dağıtabilir. Bir temsilcide beş büyük bayi, ötekinde kırk küçük esnaf olabilir; ikisinin ziyaret sayısı da, cirosu da karşılaştırılamaz.

Dağıtımda üç şeye birlikte bakın: bölge, bayi sayısı ve bayinin büyüklüğü. BayiData'da her bayinin bir bölgesi ve sınıfı (platin, altın, gümüş, bronz) tutulur; bayi karnesi bölgeye göre süzülür. Büyük ve hassas bayiyi deneyimli temsilciye vermek, yeni temsilciye önce küçük bir portföyle başlatmak sık kullanılan bir yoldur.

Ziyaret ve sıradaki adım

Ziyaret sayısı tek başına bir şey söylemez. Değerli olan, ziyaretten çıkan sözdür: “Gelecek hafta yeni katalogla uğrarım”, “Ay sonunda ödemeyi konuşalım.” Bu söz bir tarihe bağlanmazsa temsilcinin hafızasında kalır ve temsilci değiştiğinde kaybolur.

BayiData'da her görüşme türüyle (ziyaret, telefon, bayinin merkeze gelmesi, fuar, görüntülü görüşme ya da mesaj) bir özet, sıradaki adım ve takip tarihiyle yazılır. Takip tarihi temsilcinin ajandasına düşer. Temsilcinin kartında her bayinin son ziyaret tarihi ve açık bekleyen adımı da görünür; yönetici iki aydır uğranmamış bayiyi listeden okur.

Bir temsilcinin haftası: örnek

Ön satış yapan bir temsilcinin haftası BayiData'da şöyle görünebilir. Pazartesi sabahı ajandasında geçen haftadan kalmış iki adım vardır: bir bayiye yeni fiyat listesini anlatmak, bir başkasıyla vadesi geçen faturayı konuşmak. Salı günü ilk bayide siparişi bayi adına girer; fiyat bayinin listesinden gelir, sipariş limite sığmadığı için onaya düşer ve temsilci bunu bayinin yanındayken görür.

Çarşamba yeni bir mağazayla tanışır, görüşmeyi “ziyaret” olarak yazar ve sıradaki adıma iki hafta sonrasının tarihini koyar. Cuma günü kendi kartına bakar: dönem cirosu, hedefe ne kadar kaldığı ve hangi bayinin bu ay hiç sipariş vermediği aynı ekrandadır.

Temsilci karnesinde ne olmalı?

Karne, temsilcinin bir dönemdeki işini birkaç sayıya indirir. BayiData'da temsilci kartı şu sayıları gösterir; her sayının nereden geldiği önemlidir, çünkü prim tartışması çoğu zaman tanımdan çıkar.

Ciro siparişten mi, faturadan mı?

Karnede sipariş tutarı ile ciro yan yana durur ve aradaki fark bilgi taşır. Sipariş bir niyettir; iptal olabilir, eksik sevk edilebilir. Fatura ise gerçekleşmiş satıştır. BayiData'da ciro kesilmiş faturadan hesaplanır: KDV hariç tutar alınır, iade faturaları düşülür.

Bir örnek: temsilcinin bayileri ay içinde 400.000 TL'lik sipariş vermiş, bunun 340.000 TL'si sevk edilip faturalanmış, bir bayi 15.000 TL'lik malı iade etmiş. Temsilcinin cirosu 325.000 TL'dir. Kalan 60.000 TL'lik sipariş faturalandığı ay ciroya girer. Sipariş tutarı her ay cirodan çok büyük çıkıyorsa önce sevkiyata ve stoğa bakın.

Bir sınır da bilinmeli: karnedeki ciro TL faturalardan hesaplanır. Dövizle fatura kesilen bayinin o faturaları bu toplama girmez; ihracat ya da döviz satışı ağırlıklı bir portföyde karne bu yüzden eksik görünür.

Hedef ve gerçekleşme

BayiData'da hedef bayi başına, bir dönem için ve ciro olarak yazılır. Temsilcinin hedefi, portföyündeki bayilerin hedeflerinin toplamıdır; gerçekleşme oranı portföy cirosunun bu toplama bölünmesiyle bulunur.

Burada sık atlanan bir ayrıntı var. Hedefi yazılmamış bayinin cirosu temsilcinin cirosuna girer ama hedefe hiçbir şey eklemez. On bayiden üçünün hedefi boşsa temsilcinin gerçekleşmesi olduğundan yüksek görünür. Bu yüzden dönem başında portföydeki her bayiye, küçük de olsa, bir hedef yazın.

Hedefin kendisi de bir karar ister. Geçen yılın aynı dönemi, bayinin sınıfı ve bölgedeki yeni ürünler en sık kullanılan dayanaklardır. Hedef dönem başlamadan bayiyle ve temsilciyle konuşulup yazılmalıdır; dönem ortasında değiştirilen hedef, primi tartışmaya açar.

Bayinin kendi karnesinde de aynı hesap tek bayi için yapılır: bayinin cirosu, hedefi, gerçekleşmesi, bakiyesi, kredi limiti ve vadesi geçen borcu aynı satırda durur. İyi satan ama ödemeyen bayi karnede görünür.

Prim kademesi nasıl hesaplanır?

BayiData'da prim iki yerde hesaplanır. Temsilcinin primi, portföy cirosunun temsilciye tanımlanan oranla çarpılmasıdır; temsilci başına tek bir oran yazılır. Kademeli prim ise bayi karnesindedir: firma geneli için gerçekleşme eşikleri ve her eşiğin prim oranı tanımlanır, her bayinin primi kendi gerçekleşmesine göre bulunur. Aşağıdaki kademeler örnektir:

Hesabın iki kuralı var. Gerçekleşmenin geçtiği en yüksek kademe uygulanır ve kademeler toplanmaz: %105'te kalan bayi %1 ile %2'nin toplamını değil, %2'yi alır. Oran bayinin bütün cirosuna uygulanır. Hedefi 200.000 TL olan bayi 210.000 TL ciro yaptıysa gerçekleşme %105, prim 210.000 × %2 = 4.200 TL'dir. Hedefi yazılmamış bayinin gerçekleşmesi olmadığı için kademeli primi de hesaplanmaz.

Yönetici karneyi nasıl okur?

Karnedeki sayılar birlikte okunduğunda anlam kazanır. Sık görülen birkaç örüntü:

• Ciro yüksek, vadesi geçen alacak da yüksek: satış var, tahsilat konuşulmuyor.
• Bayi sayısı yüksek, aktif bayi düşük: portföy büyük ama ziyaret birkaç bayide toplanmış.
• Açık adım sayısı birikiyor: verilen sözler tutulmuyor ya da adımlar kapatılmadan unutuluyor.
• Sipariş tutarı ile ciro arasında sürekli büyük fark: sevkiyat ya da stok siparişe yetişmiyor.
• Gerçekleşme çok yüksek ama birçok bayinin hedefi boş: oran şişkin, önce hedefler tamamlanmalı.

Karne bir sonuç tablosudur; nedeni ziyaret kayıtlarından ve bayinin satırından okunur. Saha satış programı seçerken bakılacaklar saha satış programı nasıl seçilir yazısında.

BayiData'da henüz olmayanlar

• Temsilci primine gerçekleşmeye göre kademe tanımlamak; temsilci primi bugün tek oranla hesaplanır.
• Rota planı ve GPS ile konum takibi.
• Temsilcinin sahada tahsilat alması.
• Temsilciye ayrı bir iskonto sınırı.
• Görev atama, fırsat takibi ve yeniden sipariş hatırlatması.

Bugün var olanların tamamı saha satış programı ve bayi karnesi sayfasında. Saha satış Profesyonel ve Kurumsal pakette.

Kısa sorular