Saha satış programı, plasiyerin ve satış temsilcisinin müşteri ziyaretinde sipariş almasını, müşterinin bakiyesini ve fiyatını görmesini, ziyaretini kayda geçirmesini sağlayan yazılımdır. Yöneticiye de kimin hangi müşteride ne sattığını gösterir. Doğru seçim, sahadaki işin hangi kısmının programa taşınacağını önceden yazmakla başlar.
Saha satış programı ne işe yarar?
Sahada çalışan bir ekibin günü telefonla, defterle ve mesajlaşmayla yürüdüğünde üç bilgi dağılır: müşterinin bakiyesi muhasebede, fiyatı bir Excel dosyasında, ziyaret notu temsilcinin cebinde. Saha satış programı bu üçünü temsilcinin ekranına, temsilcinin yaptığını da yöneticinin ekranına taşır.
Program seçimi bu yüzden bir özellik listesini karşılaştırmaktan çok, sahadaki işinizin tarifine uyan programı bulmaktır. Plasiyerin görevleri için plasiyer nedir yazısına bakabilirsiniz.
Önce işinizi tarif edin: ön satış mı, araçlı satış mı?
Ön satışta temsilci siparişi alır, mal sonra depodan gider. Programdan beklenen siparişi doğru fiyatla yazmak, bayinin limitini görmek ve siparişi merkeze ulaştırmaktır.
Araçlı satışta temsilci malla yola çıkar ve siparişi aldığı anda teslim eder. Burada program bir depo gibi davranmalıdır: aracın stoğu, sahada basılan belge, alınan tahsilatın makbuzu ve gün sonu mutabakatı. İki modelin ihtiyaç listesi o kadar farklıdır ki, biri için yazılmış program öbüründe eksik kalır. Hangisini yaptığınızı, ikisini birden yapıyorsanız oranını seçimden önce yazın.
Karma çalışan firmada sık görülen düzen şudur: büyük bayiye ön satış, küçük esnafa araçlı satış. Bu durumda programın ön satış tarafının güçlü olması yetebilir; araçlı satış bir süre eski düzeniyle sürer. Hangi tarafın ciroda ağır bastığı seçimi belirler.
Seçim kriterleri
Aşağıdaki tablo herhangi bir saha satış programına sorulabilecek soruları topluyor. Her satırı demoda kendi müşterinizle ve kendi ürününüzle deneyin:
| Kriter | Neden önemli | Demoda ne denenir |
|---|---|---|
| Portföy kısıtı | Temsilci başka bölgenin bayisini görmemeli | Bir temsilciyle girip başka temsilcinin bayisini arayın |
| Bayi adına sipariş | Fiyat bayinin listesinden ve kademesinden gelmeli | Kademe eşiğini aşan bir sipariş girin |
| Bakiye ve limit | Limiti dolmuş bayiye mal çıkmamalı | Limitine yakın bir bayiye sipariş girin |
| Ziyaret kaydı | Söz verilen iş unutulmamalı | Bir takip tarihi yazıp ajandada arayın |
| Hedef ve prim | Prim tartışması rakamdan çıkmamalı | Primin siparişten mi faturadan mı hesaplandığını sorun |
| Rota ve konum | Ziyaret planı haritada izlenebilmeli | Günlük rota oluşturmayı isteyin |
| Sahada tahsilat | Para merkeze ulaşana kadar kayıtlı olmalı | Tahsilat girip carinin değişmesini izleyin |
| Sahada belge | Araçlı satışta irsaliye ya da fatura basılmalı | Mobil yazıcıdan çıktı isteyin |
| Telefonda kullanım | Temsilci bilgisayar taşımaz | Bütün akışı bir telefondan deneyin |
Tablodaki her satır her firma için gerekli değildir. Ön satış yapan bir ekip için ilk beş satır belirleyicidir; araçlı satış yapan ekip için sahada tahsilat ve sahada belge satırları en az onlar kadar önemlidir. Önce kendi satırlarınızı işaretleyin, sonra programları yalnız o satırlarda karşılaştırın.
Portföy: temsilci kimin verisini görmeli?
Portföy, temsilciye bağlı müşterilerin listesidir. Programda iki sorunun cevabı net olmalıdır. Birincisi, temsilci portföyü dışındaki bayinin bakiyesini görebiliyor mu? İkincisi, temsilci işten ayrıldığında hesabı kapanmadan önce müşteri verisi ne oluyor?
BayiData'da temsilci yalnız kendi portföyündeki bayilerin siparişini, faturasını ve carisini görür. Kısıt ekran ekran konmaz, verinin kendisinde uygulanır; bir ekranda süzgecin unutulması kısıtı delmez. Pasif yapılan temsilci hesabı açık kalsa bile hiçbir bayiyi görmez. Bir bayinin temsilcisi değiştirildiğinde bayi yeni temsilcinin listesine geçer, eskisinin listesinden çıkar.
Sipariş: fiyat ve limit sahada doğru mu?
Temsilcinin girdiği sipariş, bayinin portaldan verdiği siparişle aynı kurallardan geçmelidir. BayiData'da temsilci bayi adına sipariş girer; fiyat bayinin listesinden, miktar kademesinden ve iskonto kuralından hesaplanır. Sipariş bayinin kredi limitine sığmıyorsa onaya düşer, temsilcinin elinde kalmaz.
Birim hataları da sahada çıkar. Ürün kartında 1 koli = 12 adet tanımlıysa temsilci koliyle yazdığında stoktan doğru adet düşer; en az satış miktarı ve satış katı tanımlı üründe kurala uymayan miktar siparişe girmez.
Henüz olmayan bir şey var: temsilciye ayrı bir iskonto sınırı tanımlamak. Temsilci, bayinin sistemdeki fiyatıyla sipariş girer; pazarlık payı tanımlamak bugün mümkün değil. Fiyat ve vade kurallarının ayrıntısı bayiye özel fiyat, vade ve limit yazısında.
Ziyaret kaydı ve sıradaki adım
Ziyaret kaydının değeri sıradaki adımdadır. “Perşembe fiyatı sorarım” sözü bir tarihle yazılmazsa temsilcinin hafızasına kalır. BayiData'da görüşme kaydı şu türlerle tutulur: bayide ziyaret, telefon, bayinin merkeze ya da showroom'a gelmesi, fuar ve görüntülü görüşme ya da mesaj.
Her kayda bir özet, sıradaki adım ve takip tarihi yazılır. Takip tarihi temsilcinin ajandasına düşer; ajanda gecikmiş adımları ve önümüzdeki iki haftayı tarih sırasıyla gösterir. Görev atama, fırsat takibi ve yeniden sipariş hatırlatması henüz yok.
Hedef, prim ve bayi karnesi
Primin neye göre hesaplandığı, saha ekibiyle muhasebe arasındaki en uzun tartışmadır. Siparişten hesaplanan prim, iptal olan ya da eksik sevk edilen siparişe de ödenir. BayiData'da hedef ve prim kademesi bayi başına tanımlanır; ciro kesilmiş faturadan, KDV hariç ve iadeler düşülerek hesaplanır. Bayi 100.000 TL'lik sipariş verdi ama bunun 80.000 TL'si sevk edilip faturalandıysa prim 80.000 TL üzerinden hesaplanır; kalan 20.000 TL faturalandığı ay ciroya girer.
Bayi karnesi her bayinin cirosunu, hedefini, gerçekleşme oranını ve primini aynı satırda gösterir. Temsilci ve yönetici aynı rakama bakar. Hedefin gerisinde kalan bayi ay sonunu beklemeden görünür; yönetici o bayinin temsilcisiyle konuşacağı şeyi karneden okur: ziyaret mi azaldı, sipariş mi küçüldü, yoksa limit mi doldu.
BayiData'da bugün olanlar ve olmayanlar
| İhtiyaç | BayiData'da |
|---|---|
| Temsilcinin yalnız kendi portföyünü görmesi | Var |
| Bayi adına sipariş, bayinin fiyatı ve limit kontrolü | Var |
| Ziyaret kaydı, sıradaki adım ve ajanda | Var |
| Bayi başına hedef, prim kademesi ve karne | Var |
| Rota planı ve GPS ile konum takibi | Yok |
| Mobil yazıcıdan irsaliye ya da fatura basma | Yok |
| Temsilcinin sahada tahsilat alması | Yok |
| Temsilciye iskonto sınırı | Yok |
| Araç stoğu ve gün sonu mutabakatı | Yok |
| Görev ve fırsat takibi | Yok |
Bu tabloya göre BayiData bugün ön satış modeline uyar: temsilci siparişi alır, mal depodan gider, fatura merkezde kesilir. Araçlı satışın ve sahada tahsilatın ağır olduğu bir ekipte eksik kalan satırlar önemlidir. Saha satış Profesyonel ve Kurumsal paketlerde; ayrıntı saha satış programı sayfasında.
Kısa sorular
Bayi portalı varken saha satış programına gerek var mı?
Portal, siparişi kendisi vermeye hazır bayinin işini görür. Portalı kullanmayan, telefonla sipariş veren ya da yeni ürünü görmeden almayan bayi için temsilci yine gerekir. İkisi aynı kayda yazdığında portaldan gelen sipariş ile temsilcinin girdiği sipariş aynı karnede görünür. Primin portal siparişine nasıl sayılacağı ise önceden yazılması gereken bir kuraldır.
Temsilci başka bir temsilcinin bayisine sipariş girebilir mi?
BayiData'da giremez; portföyü dışındaki bayi temsilcinin ekranında hiç görünmez. Bir bayi bir süreliğine başka temsilciye bakacaksa bayinin temsilcisi değiştirilir ve süre bitince geri alınır.
Temsilci bayinin borcunu görmeli mi?
Çoğu firmada görmesi işe yarar: limitine yakın bayiye büyük sipariş yazan temsilci, siparişin onayda bekleyeceğini önceden bilir ve tahsilatı ziyarette konuşur. Görmesi gereken yalnız kendi bayilerinin borcudur; portföy kısıtı bunun için vardır.
Saha satış programı muhasebe programına bağlanır mı?
BayiData'da sipariş, fatura ve cari aynı yerde olduğu için ayrı bir bağlantı gerekmez. Muhasebesi Logo, Netsis ya da Mikro'da olan firmada onaylanan sipariş programa dosya olarak bir kez iner; bu bağlantılar pilot aşamasında, ilk kurulumlarda sizin programınızla birlikte doğrulanıyor.
Seçimde sık yapılan hatalar
- Programı ofiste, bilgisayar başında denemek. Saha programı sahada, telefonla ve bir bayinin karşısında denenmelidir.
- Yalnız sipariş ekranına bakmak. Siparişin onaya düşmesi, faturası ve primi aynı kayda yazılmıyorsa ay sonunda iki rakam çıkar.
- Temsilcilere sormadan seçmek. Programı her gün kullanacak olan onlar; demoya en az birini çağırın.
- Eksik özellikleri “sonra gelir” diye kabul etmek. Bugün olmayan özellik, seçimde yok sayılmalıdır.
Demoya hazırlanırken
- Üç gerçek bayi: biri limitine yakın, biri iskonto anlaşmalı, biri yeni.
- Yirmi kadar ürün ve bunların fiyat listesi, kademeleri.
- Bir temsilcinin portföyü ve geçen ayki prim hesabı.
- Sahadan gelen son on siparişin nasıl alındığı: telefon, mesaj, defter.
Demoda bu verilerle bir siparişi baştan sona yürütmek, özellik listesinden daha çok şey gösterir.
Programı sahaya yayarken
- Portföyleri temizleyin: her bayinin tek bir sorumlu temsilcisi olsun.
- İki ya da üç temsilciyle başlayın; ilk hafta sorulan soruları toplayın.
- Prim kuralını programdan önce yazın: neye göre, hangi kademeyle.
- Ziyaret kaydının zorunlu alanlarını az tutun; özet ve sıradaki adım yeter.
- İlk ay karnedeki rakamları muhasebenin rakamlarıyla karşılaştırın.
- Temsilcinin eski yöntemi (defter, mesaj) bir tarihte bırakmasını isteyin.