Plasiyer nedir, ne iş yapar? Görevleri ve satış temsilcisinden farkı

Plasiyer ne demek?

Sözlükte plasiyer, bir işletme adına dolaşarak mal satan ve sipariş toplayan kişidir. Günlük kullanımda anlamı biraz daha geniştir: plasiyer sahadadır, müşterisini adıyla tanır, haftanın belli günlerinde belli dükkânlara uğrar. İş ilanlarında “satış plasiyeri” ve araçla dağıtım da yapan “plasiyer şoför” unvanları sık geçer.

Plasiyeri ofisteki satış elemanından ayıran şey, satışın müşterinin kapısında olmasıdır. Sipariş tezgâhın önünde alınır, raf orada görülür, tahsilat orada konuşulur. Bir bölgenin bayi ilişkisi çoğu zaman plasiyerin üzerinden yürür.

Plasiyerin görevleri

Görev tanımı firmadan firmaya değişir, ama çoğu plasiyerin haftası şu işlerden oluşur:

• Rota ve ziyaret: bölgesindeki müşterileri belirli bir sırayla, belirli aralıklarla ziyaret etmek.
• Sipariş almak: müşterinin ihtiyacını sormak, yeni ürünü tanıtmak, siparişi doğru fiyat ve birimle yazmak.
• Teslimat: araçlı satışta malı o anda teslim etmek, araçsız satışta sevkiyatın ne zaman geleceğini söylemek.
• Tahsilat: vadesi gelen borcu hatırlatmak, nakit ya da çek almak, makbuz vermek.
• Raf ve stok kontrolü: müşterinin rafında ürününüzün durumunu görmek, eksiği bildirmek.
• Yeni müşteri: bölgede henüz çalışmadığınız dükkânları bulmak ve ilk siparişi almak.
• İade ve şikâyet: hasarlı ya da yanlış gelen malı not etmek, merkeze iletmek.
• Bilgi taşımak: rakip fiyatını, bölgedeki talebi, müşterinin ödeme durumunu merkeze anlatmak.

Ön satış ve araçlı satış

Plasiyerle çalışan firmalar iki modelden birini, çoğu zaman ikisinin karışımını kullanır.

Hangi model seçilirse seçilsin, siparişin müşteri adına doğru fiyat ve doğru birimle yazılması ortak noktadır. Ön satışta bu kayıt depoya iş emri olur, araçlı satışta doğrudan belgeye.

Plasiyer ile satış temsilcisi arasındaki fark

İki unvan çoğu firmada birbirinin yerine kullanılıyor; aralarındaki çizgi kesin değil. Yine de saha pratiğinde ayrıştıkları yerler var:

Tablodaki ayrım bir eğilimi gösterir. Asıl belirleyici görev tanımıdır: kim teslim ediyor, kim tahsil ediyor, kim hangi müşteriden sorumlu. Bunlar yazılı değilse iki unvan da aynı karışıklığı üretir.

Saha satış temsilcisi nedir?

Saha satış temsilcisi, firmanın ürününü müşterinin işyerinde satan elemandır. B2B'de müşteri çoğu zaman bir bayi, mağaza ya da servis olur; temsilci siparişi yerinde alır, fiyat ve ödeme koşulunu konuşur, müşterinin sorununu merkeze taşır. Plasiyer bu tanımın en sahada olan, dağıtıma en yakın hâlidir.

Temsilcinin verimi iki şeye bağlıdır: hangi müşteriden sorumlu olduğunun net olması ve sahada doğru bilgiye ulaşabilmesi. Bayinin bakiyesini, limitini ve fiyatını bilmeyen temsilci ya yanlış sipariş alır ya da her siparişte ofisi arar.

İyi bir plasiyerde aranan nitelikler

• Ürün bilgisi: müşterinin sorusuna kataloğa bakmadan cevap verebilmek, muadil ya da yeni ürünü önerebilmek.
• Bölge bilgisi: hangi dükkânın hangi gün açık olduğunu, kimin hangi rakipten aldığını bilmek.
• Düzen: rotaya uymak, ziyareti ve sözü kayda geçirmek.
• Tahsilat disiplini: vadesi gelen borcu hatırlatmaktan çekinmemek, alınan parayı zamanında teslim etmek.
• Araçlı satışta sürücü belgesi ve aracın stoğundan sorumluluk.

Portföy: plasiyerin müşteri listesi

Portföy, bir plasiyere ya da temsilciye bağlı müşterilerin listesidir. Kâğıtta basit görünür ama çoğu sorun buradan çıkar. İki plasiyer aynı bayiye uğrarsa bayi iki farklı fiyat duyar. Hiçbir plasiyere bağlı olmayan bayi aylarca aranmaz. Bir plasiyer ayrıldığında müşterilerinin kime devredileceği belli değilse ilişki kopar.

İyi bir portföy tanımında her müşterinin tek sorumlusu vardır, devir bir tarihle yazılır ve plasiyer yalnız kendi müşterilerinin bilgisini görür. Son madde hem prim hesabını temiz tutar hem de bayinin cari bilgisinin sahada dolaşmasını sınırlar.

Ziyaret planı ve ziyaret kaydı

Ziyaret planı hangi müşteriye hangi sıklıkla gidileceğini söyler: sık sipariş veren bayiye haftada bir, küçük müşteriye ayda bir gibi. Ziyaret kaydı ise gidildikten sonra ne olduğunu: sipariş alındı mı, alınmadıysa neden, bir sonraki adım ne ve ne zaman.

Kaydı tutulmayan ziyaret, yönetici için yapılmamış ziyarettir. Ayrıca bir sonraki adım yazılmazsa bayiye verilen söz (“perşembe fiyatı sorarım”) plasiyerin hafızasına kalır. Görüşme notuna bir takip tarihi koymak ve o tarihi plasiyerin ajandasına düşürmek bu yüzden işe yarar.

Plasiyer performansı nasıl ölçülür?

Tek bir ciro rakamı plasiyerin işini anlatmaya yetmez: büyük bir müşteriyi devralan plasiyerin cirosu yüksektir ama bölgeyi büyütmüyor olabilir. Bu yüzden birkaç ölçü birlikte okunur:

Bu ölçülerin hepsi aynı kayıttan çıkmalıdır. Ziyaret bir defterde, sipariş bir programda, tahsilat bir başka dosyada tutulursa ay sonunda rakamlar birbirini tutmaz ve tartışma ölçünün kendisine kayar.

Hedef ve prim nasıl hesaplanır?

Plasiyer hedefi genellikle dönemlik bir ciro, belirli ürünlerde adet ya da tahsilat tutarıdır. Prim çoğu firmada kademelidir: hedefin belli bir yüzdesine ulaşınca bir oran, aşınca daha yüksek bir oran. Aşağıdaki tablo bir örnektir, rakamlar temsilîdir:

Prim hesabında en çok tartışılan soru, primin neye göre hesaplanacağıdır. Sipariş bir niyettir: iptal olabilir, eksik sevk edilebilir. Kesilmiş fatura ise gerçekleşmiş satıştır. Primi faturadan hesaplamak, iptal olan siparişten prim ödenmesini önler ve plasiyerle muhasebe arasındaki tartışmayı kısaltır.

Plasiyer programı ne işe yarar?

Defter, telefon ve WhatsApp'la yürüyen bir saha ekibinde bilgi dağınıktır: sipariş bir mesajda, bakiye muhasebede, ziyaret notu plasiyerin cebinde. Plasiyer programı bu bilgiyi tek yerde toplar. Plasiyer sahada müşterisinin durumunu görür, yönetici de kimin ne sattığını.

BayiData'nın saha satış bölümünde bugün çalışanlar şunlar:

• Temsilci yalnız kendi portföyündeki bayileri görür.
• Bayinin bakiyesine ve limitine bakar, bayi adına sipariş girer.
• Ziyaretini ve sıradaki adımı yazar; görüşme notunun takip tarihi temsilcinin ajandasına düşer.
• Hedef ve prim kademesi bayi başına tanımlanır; prim kesilmiş faturadan hesaplanır.
• Yönetici bayi karnesinde ciro, hedef, gerçekleşme ve primi aynı satırda görür.

Henüz olmayanları da söyleyelim: temsilcinin uygulamadan tahsilat alması ve temsilciye iskonto sınırı tanımlamak bugün yok. Ayrıntı saha satış programı sayfasında.

Bayi portalı açılınca plasiyerin işi nasıl değişir?

Bayi siparişini portaldan kendisi vermeye başladığında plasiyerin sipariş yazma işi azalır. Bu, plasiyere gerek kalmadığı anlamına gelmez; işin ağırlığı değişir. Ziyaret, siparişi not almaktan çok ilişkiye, yeni ürünü tanıtmaya, tahsilata ve portalı kullanmayan bayiyi kanala alıştırmaya döner.

Bu geçişte iki kuralı önceden yazmak tartışmayı önler. Birincisi, portaldan gelen siparişin hedef ve prim hesabında kime sayılacağı. İkincisi, plasiyerin bayi adına sipariş girerken hangi fiyat ve iskonto yetkisine sahip olduğu. İkisi de belirsiz kalırsa plasiyer bayiyi portaldan uzak tutmayı kendi çıkarına görebilir.

Plasiyerle çalışan firma için kontrol listesi

1. Her müşterinin tek bir sorumlusu olsun; devir tarihli yazılsın.
2. Ziyaret sıklığı müşteri türüne göre tanımlansın.
3. Plasiyerin fiyat ve iskonto yetkisi yazılı olsun.
4. Tahsilatın nasıl alınacağı ve ne zaman merkeze teslim edileceği belli olsun.
5. Prim kuralı dönem başında yazılsın: neye göre, hangi kademeyle.
6. Haftalık karne aynı rakamlarla hem plasiyere hem yöneticiye gitsin.