B2B sistemi kurmak, bayilerinizin telefonla, WhatsApp'tan ya da e-postayla verdiği siparişleri kendi giriş yaptıkları bir portala, fiyatları ve limitleriyle birlikte taşımaktır. İş yazılım seçmekle bitmez: ürün ve cari verisi temizlenir, fiyat yapısı yazılır, bayiler davet edilir ve bir süre eski kanalla birlikte çalışılır.
B2B sistemi nedir, hangi parçalardan oluşur?
B2B sistemi, bayiye satışın kurallarını tek yerde tutan yazılımdır. Bayinin gördüğü kısım portaldır, ama portal sistemin yalnız vitrinidir. Arkasında şu parçalar çalışır:
- Katalog: ürün kartları, birimler (koli, adet, metre), barkodlar.
- Fiyat motoru: hangi bayinin hangi ürünü hangi fiyata alacağını her siparişte hesaplayan kurallar.
- Cari ve risk: bakiye, vade, kredi limiti; limiti aşan siparişi durduran kural.
- Sipariş akışı: teklif, onay, sevkiyat, fatura.
- Bağlantılar: ticari program, e-Fatura entegratörü, varsa pazaryerleri.
Kurulumun asıl işi bu parçaları sizin verinizle doldurmaktır. Portalın görünüşü bir günde ayarlanır; fiyat kurallarının ve cari bilgisinin doğru olması ise hazırlık ister. Kavramın kendisi için B2B nedir yazısına bakabilirsiniz.
Kurulumdan önce: bugün sipariş nereden geliyor?
Geçiş planı bugünkü durumun fotoğrafıyla başlar. Aşağıdaki soruların cevabı hangi adımın ne kadar iş çıkaracağını gösterir.
| Soru | Neden önemli |
|---|---|
| Siparişler hangi kanallardan geliyor? | Telefon, WhatsApp, e-posta, plasiyer: her kanalın kapanma sırası ayrı planlanır |
| Fiyatlar nerede tutuluyor? | Excel dosyaları birden çoksa önce tek listeye inmesi gerekir |
| Cari bakiye nerede? | Ticari programdaysa bağlantı, değilse açılış bakiyesi aktarımı gerekir |
| Ürün kodları tekil mi? | Aynı ürün iki kodla duruyorsa aktarımdan önce birleştirilir |
| Kaç bayi düzenli sipariş veriyor? | Pilot grup bu listeden seçilir |
Yazılımı seçerken sorulacak sorular
Satıcıların sunumları birbirine benzer; farkı şu soruların cevabı gösterir. Her birini demoda kendi verinizle sorun:
- Aynı ürüne iki kural uyduğunda hangisi geçerli? İskontolar toplanıyor mu?
- Açık siparişler kredi limitine sayılıyor mu, yoksa yalnız fatura mı?
- Ticari programa nasıl bağlanıyor? Sunucunuza dışarıdan kapı açmanız gerekiyor mu, programın veritabanına doğrudan yazıyor mu?
- Excel aktarımında hatalı satır ne oluyor? Uygulamadan önce önizleme var mı?
- Bayi ve pazaryeri siparişi aynı stoktan mı rezerve oluyor?
- Sahadaki temsilci bayi adına sipariş girebiliyor mu, yalnız kendi bayilerini mi görüyor?
- Veriler nerede tutuluyor, firmalar birbirinden nasıl ayrılıyor?
- Fiyat sitede yazıyor mu, yoksa teklif mi bekleniyor?
Adım 1: Veri hazırlığı
Portal ancak arkasındaki veri kadar doğrudur. Geçişte dört liste hazırlanır: ürünler (kod, ad, barkod, birim, KDV oranı), cariler (kod, unvan, vergi numarası, adres), stok miktarları ve açılış bakiyeleri. En sık sorun kodlardır: aynı ürünün iki kodu, boşluklu ya da küçük-büyük harfi karışık yazılmış kodlar.
BayiData'da bu listeler Excel'den ya da Excel'den kopyalanan tablo yapıştırılarak gelir. Aktarımın kuralları şunlar:
- Sütun başlıkları otomatik eşleşir; “Stok kodu”, “Adet”, “VKN” gibi yaygın adlar tanınır.
- Uygulamadan önce önizleme: ne oluşacak, ne güncellenecek, hangi satır hatalı.
- Tek hatalı satır varsa hiçbir şey yazılmaz; dosya düzeltilip yeniden yüklenir.
- Aynı dosyayı ikinci kez aktarmak kayıtları çoğaltmaz, bakiyeyi ikiye katlamaz.
Adım 2: Fiyat yapısını yazın
Excel'deki fiyat dosyaları çoğu zaman yıllar içinde birikmiş istisnalardır. Geçiş, bu istisnaları kurala çevirmek için iyi bir fırsattır. Önce kaç fiyat listesi olduğuna, sonra bayilerin hangi gruplara ayrılacağına, en son da miktar kademeleri ve iskonto kurallarına karar verilir. Aşağıdaki tablo bir örnektir:
| Bayi grubu (örnek) | Fiyat listesi | Ek kural |
|---|---|---|
| Mağaza | Mağaza listesi | 10 adetten itibaren kademe fiyatı |
| Toptancı | Toptan listesi | Belirli markada ek iskonto |
| Ana bayi | Ana bayi listesi | Alt bayilerini görür; her grubun listesi ayrı |
Kurallar üst üste bindiğinde hangisinin geçerli olacağı baştan bilinmelidir. BayiData'da en özgül kural kazanır ve iskontolar toplanmaz; fiyat listeleri KDV hariç tutulur, tarih aralığıyla geçerlilik verilebilir.
Adım 3: Cari, vade ve limit kuralları
Telefonla sipariş alınırken limit kontrolü çoğu zaman muhasebecinin hafızasındadır. Portalda bu kural yazılı olmalıdır: her bayinin kredi limiti ve vadesi, siparişin hangi tutarın üstünde onaya düşeceği. Limite yalnız bakiye değil açık siparişler de sayılır; aksi hâlde bayi küçük siparişlerle limiti aşar ve bunu mal çıktıktan sonra öğrenirsiniz. Riskli bayiyi bekletme kuralı da bu adımda konuşulur.
Ekibinizi hazırlayın: kim ne yapacak?
Portal bayinin işini değiştirdiği kadar ofisin işini de değiştirir. Telefonu açıp siparişi yazan kişinin yeni işi, onaya düşen siparişe karar vermek ya da telefonla gelen siparişi bayi adına portala girmek olur. Bu görevler açılıştan önce dağıtılmalıdır.
BayiData'da her kullanıcı yalnız işini gören ekranı görür: satış temsilcisi kendi portföyündeki bayileri, bayi kendi cari ekstresini. Maliyet ve kâr marjı ayrı bir yetkidir. Kimin hangi siparişi onaylayacağını, kimin fiyat listesini değiştirebileceğini rollerle yazmak, geçişin ilk haftasındaki soruların yarısını önler.
Adım 4: Ticari program ve pazaryeri bağlantıları
Muhasebeniz bir ticari programdaysa portal ona bağlanır. Logo, Netsis ve Mikro için aktarım ajanı firmanızın sunucusunda çalışır, yalnız dışarı doğru bağlanır; cari, ürün, stok miktarı ve bakiye programdan gelir, onaylanan sipariş programa dosya olarak bir kez iner. Bu bağlantılar pilot aşamasında: ilk kurulumlarda sizin programınızla birlikte doğrulanıyor. Ayrıntı Logo entegrasyonu, Netsis entegrasyonu ve Mikro entegrasyonu sayfalarında.
Aynı stoktan pazaryerinde de satıyorsanız mağaza hesapları da bu adımda bağlanır; bayi ve pazaryeri siparişi aynı stoktan, girdiği anda otomatik ayrılır.
Adım 5: Pilot bayi grubu seçin
Bütün bayileri tek seferde davet etmek, ilk haftanın bütün sorularını aynı anda almak demektir. Bunun yerine küçük bir grupla başlayın. İyi bir pilot grupta sık sipariş veren birkaç bayi, farklı bölgelerden birer bayi ve bilerek bir tane zor müşteri olur: en çok soruyu soran bayi, en çok eksiği gösteren bayidir.
Pilot sürecinde şunlar izlenir: siparişlerin ne kadarı portaldan geliyor, bayiler hangi ekranda takılıyor, fiyat ya da birim hatası çıkıyor mu. Bu sorular cevaplanmadan grubu büyütmeyin.
Adım 6: Bayi daveti ve ilk giriş
Bayiye bir davet bağlantısı gider; bayi parolasını kendisi belirler, kimse onun yerine parola koymaz. Portal tarayıcıdan açılır, ayrı program kurulmaz, telefonda ve tablette çalışır. İlk girişte bayiye kısa bir anlatım yeter: kendi fiyatını nerede görür, ürünü nasıl arar, siparişi nasıl geçer, ekstresine nereden bakar.
Davet mesajında portalın neden açıldığını da yazın. “Siparişleriniz yazılı kalsın, fiyatınızı her an görün” gibi bayinin işine yarayan bir cümle, “yeni sisteme geçtik” cümlesinden daha çok şey anlatır.
Adım 7: Telefon ve WhatsApp ile paralel dönem
Eski kanalı ilk gün kapatmayın. Bir süre telefon ve WhatsApp açık kalır; gelen sipariş ofiste ya da sahadaki temsilci tarafından bayi adına portala girilir. Böylece sipariş yine yazılı kalır, stok ve limit kuralı yine çalışır, bayi de portalın aynı fiyatı gösterdiğini görür.
Paralel dönemi bitirmenin yolu kademelidir. Önce düzenli sipariş veren bayiler için telefonla sipariş istisna olur, sonra yeni ürün ve kampanya duyuruları yalnız portalda yapılır. Kanalı hiç kapatmamak da bir hatadır: iki kanal yıllarca yan yana yaşarsa bilgi yine dağılır.
Geçişin işe yaradığını nasıl anlarsınız?
Portal açıldıktan sonra birkaç ölçü haftalık izlenirse geçişin nerede takıldığı görünür:
| Ölçü | Neyi gösterir |
|---|---|
| Portaldan gelen siparişlerin oranı | Bayilerin kanalı benimseyip benimsemediğini |
| Telefonla düzeltilen sipariş sayısı | Fiyat, birim ya da katalog hatası kalıp kalmadığını |
| Bakiyesini sormak için arayan bayi sayısı | Ekstre ekranının yeterli olup olmadığını |
| Onaya düşen siparişler | Limit kurallarının doğru ayarlanıp ayarlanmadığını |
| Hiç giriş yapmayan bayiler | Kime ikinci kez ulaşmanız gerektiğini |
BayiData'da kurulum: 5 iş günü
BayiData'da standart kurulum, Logo, Netsis ya da Mikro bağlantısı dahil 5 iş günüdür. Bu süre içinde şunlar yapılır:
- Bugün işin nerede durduğunu konuşuruz: siparişin geldiği yer, fiyat dosyaları, cari takibi.
- Firmanız sektör şablonuyla açılır; birim, kategori, vergi oranı ve bayi grupları hazır gelir.
- Ürün, cari, stok ve açılış bakiyeleri Excel'den ya da kopyala-yapıştırla aktarılır.
- Pazaryeri mağazaları, e-Fatura entegratörü ve ticari program bağlanır.
- Ekibiniz ve bayileriniz davetle girer.
Bayi ağının tamamının portala geçişi bu süreye dahil değil; pilot grubu ve paralel dönemi sizinle birlikte planlıyoruz. Adımların ayrıntısı kurulum ve geçiş sayfasında, paket içerikleri paketler sayfasında.
Geçişte sık yapılan hatalar
- Fiyatı hem portalda hem Excel'de tutmak. İki kaynak er geç ayrışır.
- Bütün bayileri tek seferde davet etmek ve ilk haftanın sorularına yetişememek.
- Kodları temizlemeden aktarmak; aynı ürünün iki kartla stoğunun bölünmesi.
- Limit kurallarını yazmadan portalı açmak.
- Paralel dönemi hiç bitirmemek.