B2B sipariş sistemi, bayinin siparişini telefonla ya da mesajla iletmek yerine kendi kullanıcısıyla girdiği, fiyatın, stok durumunun ve kredi limitinin sipariş anında kontrol edildiği yazılımdır. Sipariş yazılı kalır, depoya ve faturaya aynı kayıttan gider; bayi siparişinin ve bakiyesinin durumunu kendi ekranından izler.
Telefon, WhatsApp ve Excel siparişinin maliyeti
Telefonla sipariş alan bir firmanın faturasında “sipariş maliyeti” diye bir kalem yoktur. Bedel dağınık ödenir: ofiste bir çalışanın günü, depoda geri dönen bir koli, muhasebede itiraz edilen bir fatura. Aşağıdaki dört durum bu bedelin nerede çıktığını gösteriyor.
Dört durumun ortak noktası, siparişin yazılı bir kayda girmeden önce birkaç kişinin elinden geçmesidir. B2B sipariş sisteminin işi siparişi kaynağında, bayinin kendi elinde yazdırmaktır.
Cuma akşamı gelen fotoğraf
Bayi defterine yazdığı siparişin fotoğrafını WhatsApp'tan gönderir. Pazartesi sabahı ofiste okunur; iki ürün kodu seçilmez. Bayi aranır, öğleden önce ulaşılamaz. Sipariş öğleden sonra girilir ve depoya bir gün geç düşer.
Geçen ayın fiyat dosyası
Bayi, geçen ay gönderilen Excel listesinden hesap yapıp sipariş verir. Fiyat bu ay değişmiştir. Fatura geldiğinde bayi itiraz eder; fark ya bir iskontoyla kapatılır ya da tahsilatı geciktiren bir tartışmaya döner.
Limit, mal çıktıktan sonra
Ofis siparişi yazar, depo hazırlar, araç yola çıkar. Bayinin vadesi geçmiş borcu ay sonunda muhasebenin ekstresinde görülür. Mal artık bayidedir ve konuşma tahsilat konuşmasına döner.
Aynı sipariş iki kez
Bayi siparişi önce temsilciye söyler, sonra teyit için ofisi arar. İki kişi aynı siparişi ayrı ayrı yazar; fark sevkiyatta, bayi fazla malı geri gönderdiğinde anlaşılır.
Bayi siparişi perakende siparişinden nasıl ayrılır?
B2B sipariş sistemi dışarıdan bir e-ticaret sitesine benzer: katalog, arama, sepet. Bayinin siparişini zorlaştıran şey sepetin arkasındaki kurallardır ve bir sistemi değerlendirirken bu satırlara bakılır:
| Konu | Perakende sipariş | Bayi siparişi |
|---|---|---|
| Fiyat | Herkese aynı etiket | Bayinin listesi, kademesi ve iskontosu |
| Ödeme | Siparişte peşin | Vadeli; limit kontrolü gerekir |
| Miktar | Adet adet | Koli, seri ya da satış katıyla |
| Stok | Tükendi yazar | Durum gösterilir; eksik kısmi sevk edilebilir |
| Belge | Sipariş ve fatura | Teklif, onay, sevkiyat, fatura, ekstre |
Bayi portalında sipariş adım adım
Portal siparişinin akışı, telefondaki akışın aynısıdır; fark her adımın bir kurala bağlanmasıdır. BayiData'da bir siparişin yolu şöyle:
- Bayi davet bağlantısıyla gelir, parolasını kendisi belirler ve kendi kullanıcısıyla girer.
- Ürünü kodla, adla ya da barkodla arar; yalnız kendi fiyatını görür.
- Sepette miktar kademesi ve iskonto hesaplanır, kalan kredi limiti yazar.
- Siparişi geçer; stok o anda otomatik ayrılır.
- Tutar eşiği ya da kredi limiti aşılıyorsa sipariş yetkilinin onayına düşer, aşılmıyorsa doğrudan onaylanır.
- Depo barkod okutarak toplar; hazır olan sevk edilir, kalan açık bekleyebilir.
- Fatura sevkiyattan kesilir ve borç bayinin carisine bir kez yazılır.
- Bayi siparişinin aşamasını ve kaç adedinin sevk edildiğini kendi ekranında izler.
Bu akışın ayrıntısı, teklif ve kısmi sevk dahil, sipariş yönetimi sayfasında.
Hızlı sipariş: bayi ürünü nasıl bulur?
Bayi portalı bir e-ticaret sitesine benzer, ama bayi vitrinde pek gezinmez. Çoğu zaman ne istediğini bilir ve kodunu ezberden yazar. Hızlı sipariş bu yüzden aramayla başlar.
BayiData portalında ürün koduyla, adıyla ya da barkoduyla aranır. Tekstilde bayi modeli seçer ve beden-renk tablosuna adetleri yazarak bütün serinin siparişini tek seferde verir. Yedek parçada aracı seçerek uyumlu parçayı bulur. Stok bayiye miktar olarak değil durum olarak görünür: var, az, yok.
Henüz olmayanlar da var: Excel dosyasından sepete yükleme, geçmiş bir siparişi tekrarlama ve favori listesi bugün portalda yok.
Koli, adet ve satış katı
Telefonda “on koli” denir, deftere “on” yazılır, depo on adet hazırlar. Portalda birim siparişin bir parçasıdır. BayiData'da ürün kartına birim dönüşümü yazılır (1 koli = 12 adet gibi); bayi koliyle sipariş verdiğinde stoktan doğru adet düşer. En az satış miktarı ve satış katı tanımlı üründe, kurala uymayan miktar siparişe girerken söylenir; yanlış miktar depoya varmaz.
Bayi önce fiyat isterse: teklif
Büyük siparişlerde bayi önce teklif ister. Teklifte fiyatlar dondurulur ve bir geçerlilik tarihi yazılır; bayi pazarlık ederse teklif revize edilir. Kabul edilen teklif ayrı bir belgeye kopyalanmaz, aynı belgede siparişe döner. Böylece teklifte konuşulan fiyat ile faturadaki fiyat arasında elle taşınan bir satır kalmaz.
Onay ve kredi limiti: hangi sipariş bekler?
Portal açıldığında en sık sorulan soru, bayinin limitini aşan siparişi kimin durduracağıdır. BayiData'da bu karar sipariş anında verilir ve iki kuralla çalışır: siparişin tutarı belirlediğiniz eşiği aşıyorsa ya da bayinin kredi limiti bu siparişle aşılıyorsa sipariş onaya düşer.
Limit hesabına bakiyenin yanında henüz faturalanmamış açık siparişler de girer. Bayi limitini beş küçük siparişe bölerek aşamaz; eşiğin altında kalan küçük sipariş de limit kontrolünden geçer. Bayi bunu sepetinde görür: kalan limiti yazar, sipariş limiti aşıyorsa onaya düşeceği ve onaylanınca hazırlanacağı söylenir.
Onay bekleyen siparişin stoğu da ayrılır. Siz onay verene kadar aynı mal başka bir bayiye ya da pazaryerine satılmaz; sipariş reddedilirse ayrılan stok bırakılır. Fiyat ve limit kurallarının nasıl yazılacağı bayiye özel fiyat, vade ve limit yazısında.
Stok sipariş girdiği anda ayrılır
Telefonla gelen siparişte stok, sipariş yazılana kadar boşta görünür. Portalda sipariş girdiği anda stok otomatik ayrılır; ayrılan miktar başka bir siparişe verilmez. Aynı stoktan pazaryerinde de satıyorsanız ayrılan miktar pazaryerine giden stoktan düşülür ve gönderim beklemeden kuyruğa girer.
Stok yetmediğinde sipariş geri çevrilmez. Elde olan kadarı ayrılır, ayrılamayan miktar sipariş ekranında satır başına görünür. Hangi bayiye eksik gönderileceğine ya da kalanın bekletileceğine siz karar verirsiniz.
Bayi ekstresi ve sipariş takibi
Bayi ofisi en çok bakiyesini sormak için arar: “Borcum ne kadar, hangi fatura açık, malım çıktı mı?” Bu üç soru portalda bayinin kendi ekranında cevaplanır.
- Cari ekstre ve bakiye: bütün borç ve alacak hareketleri tarih sırasıyla.
- Açık faturalar ve vadeleri: hangi faturanın ne zaman ödenmesi gerektiği.
- Ekstreyi yazdırma ya da PDF olarak kaydetme: bayinin kendi muhasebecisi için.
- Siparişlerim: her siparişin aşaması ve kaç adedinin sevk edildiği.
- Sevkiyat takibi: hangi malın hangi sevkiyatla çıktığı.
Portal açıldıktan sonra ofisin işi
Portal ofisin işini ortadan kaldırmaz, yerini değiştirir. Telefonu açıp siparişi yazan çalışanın yeni işi, onaya düşen siparişe karar vermek ve stoğu ayrılamayan satırları izlemektir: kime eksik gönderilecek, kim bekleyecek. Depo hazır olanı sevk eder, kalanı açık bırakır ya da kalanı kapatmaya karar verir.
Muhasebenin işi de kısalır. Fatura sevkiyattan kesilir ve aynı sevkiyat iki kez faturalanamaz; bir belge carinin borcuna bir kez yazılır. Ay sonunda bayiyle yapılan mutabakat, ikisinin de gördüğü aynı ekstre üzerinden yürür.
Telefonla gelen sipariş ne olacak?
Bütün bayilerin ilk ay portala geçmesi beklenmez. Telefonla ya da mesajla gelen sipariş ofiste ya da sahadaki temsilci tarafından bayi adına sisteme girilir. Fiyat yine bayinin listesinden hesaplanır, limit kontrolü yine çalışır, stok yine ayrılır. Bayi o siparişi de kendi ekranında görür ve portalın telefonla aynı fiyatı verdiğini fark eder.
Temsilcinin portföyüyle sipariş girmesinin kuralları saha satış programı sayfasında; geçişin adımları B2B sistemi nasıl kurulur yazısında.
Kısa sorular
Bayi portalı ile B2B sipariş sistemi aynı şey mi?
Portal bayinin gördüğü ekrandır. Sipariş sistemi portalın arkasındaki kurallarla birlikte bütünüdür: fiyat hesabı, limit, onay, stok ayırma, sevkiyat ve fatura. Kuralları olmayan bir portal siparişi yalnızca ofise iletir; fiyat ve limit kontrolü yine elle yapılır.
Bayi başka bayinin fiyatını görebilir mi?
Görmez. Bayi yalnız kendi fiyatını, kendi siparişlerini ve kendi cari ekstresini görür. Ürünün stoğu da miktar olarak değil durum olarak görünür.
Siparişin bir kısmı sevk edilirse kalanı ne olur?
Hazır olan kısım sevk edilir, kalan açık bekler. Kalanı göndermek ya da kapatmak ayrı bir karardır. Bayi Siparişlerim ekranında siparişin kaç adedinin sevk edildiğini görür; fatura sevk edilen kadar kesilir.
Portal telefonda çalışır mı?
Çalışır. Portal tarayıcıdan açılır ve ekranlar telefonda, tablette kullanılacak biçimde düzenlenmiştir. Bayi ayrı bir program kurmaz; davet bağlantısıyla girer. Portalda firmanızın logosu ve rengi görünür.
Pazaryeri siparişleri de aynı listeye mi düşer?
Evet. Pazaryeri bağlantısı açıksa Trendyol ya da Hepsiburada siparişi bayi siparişleriyle aynı listede durur, kanal her satırda yazar. Depo iki kanalın siparişini aynı ekrandan toplar.
Muhasebe Logo'daysa sipariş oraya nasıl gider?
Onaylanan sipariş Logo, Netsis ya da Mikro'ya dosya olarak bir kez iner ve programın kendi aktarımıyla alınır. Bu bağlantılar pilot aşamasında; ilk kurulumlarda sizin programınızla birlikte doğrulanıyor.
Geçmeden önce
- Son bir ayın siparişlerinin hangi kanaldan geldiğini sayın.
- Fiyat dosyalarını tek bir listeye ve bayi gruplarına indirin.
- Her bayinin kredi limitini ve vadesini yazın.
- Onaya düşecek tutar eşiğine ve onayı kimin vereceğine karar verin.
- Sık sipariş veren birkaç bayiyle başlayın, telefonu bir süre açık tutun.
Portalın bütün işlevleri bayi portalı sayfasında, paket içerikleri paketler sayfasında.